Pārvaldiet savu laiku - ekspertu padoms

Mēs jums pastāstīsim par visnoderīgākajiem kalendāra darbarīkiem, ko raksturo Daniela Browne - "Enerģijas avota" autors.

Pareto princips nosaka, ka darbsaizpildiet visu tam piešķirto laiku. Kalendārs ir jūsu laika budžeta veidošanas rīks, kas ļauj efektīvi tikt galā ar jebkuru uzņēmumu vai projektu, ar kuru jūs strādājat. Neplānotais laiks, visticamāk, tiks aizņemts darbā. Lai izmantotu savu kalendāru, izmantojiet šādus noteikumus:

1. Kalendārs ir jāuzrāda reāls priekšstats par to, kā jūs plānojat izmantot savu laiku.

Jums vajadzētu plānot visu, kas jums ir svarīgs un kas jums jādara. Izņēmums ir pieļaujams tikai nelieliem uzdevumiem, kurus jūs pavadat mazāk nekā piecpadsmit minūtes.

2. Veikt laiku, lai definētu plānus noteiktām dienām un nedēļām.

Detalizēta plānošana palīdz ietaupītKoncentrēšanās uz to, ko jūs darāt konkrētā brīdī, nevis izkļūt no grafika. Vislabāk ir plānot dienu, kas ir priekšā naktī, kad esat pabeidzis savu darbu un uzzināsiet, ko vajadzētu pārsūtīt uz rītdienu. Plāna izstrāde vai pielāgošana no rīta ir ieteicama tikai tad, ja naktī jūs radāt radošu ideju vai arī atcerējāt steidzamu jautājumu.

3. Atbrīvoties no uzdevumu sarakstiem.

Uzrakstījis visu, kas jums jādara uz papīra, jumsatbrīvojiet savu galvu, bet problēma ir tāda, ka jūsu lietu sarakstā netiks ierobežoti konkrēti termiņi, kā rezultātā jūs nezināt, kad jūs tos varēsiet izpildīt.

4. Izmantojiet brīdinājumus par uzdevumiem, kas ir cieši saistīti ar laiku.

Ja jums ir lietas, kas jādaranoteiktā brīdī ieslēdziet brīdinājumu vai signālu, kas jums atgādina. Neskatoties uz to, ka brīdinājumi palīdz saglabāt laika izjūtu, vislabāk to neizmantot gadījumos, kad nav laika ierobežojuma, jo, ja atgādinājumi tiek saņemti pārāk bieži, jūs vienkārši pārtrauksiet atbildes uz tiem.

5. Plānojiet risinājumu uzdevumiem ar elastīgiem termiņiem.

Parasti lietas, kas to neprasaiesaistoties noteiktā laikā, ievieto sarakstos, bieži aizmirst par tiem vai nodod nākamajā dienā. Iekļaujot tos savā grafikā, jūs palielināsiet to risinājuma iespējamību. Paņemiet tos uz laiku, kad jūs visticamāk varēsiet tos atrisināt.

6. Padariet kalendāru par labāko draugu.

Pat ja jūs izmantojat elektronisku dienasgrāmatu ariestatīt brīdinājumus, jums laiku pa laikam jāattiecas uz jūsu kalendāru. Tas ļaus jums uzzināt par gaidāmo dienu. Jums ir jāredz kalendārs vismaz divas reizes dienā. Labākais no visiem, ja jūs to izpētīt katru reizi, kad esat pabeidzis nākamo lietu. Dzēsiet pabeigtos gadījumus vai izcelt tos krāsaini, lai redzētu, ka darbs pie tiem ir pabeigts.

7. Pārtraukt lielus uzdevumus mazākās un plānot savu risinājumu.

Bieži vien strādājot pie lieliem projektiem varŠķiet, ka nav nepieciešams kaut ko plānot, jo jau ir zināms, ko darīt nākamajās dažās dienās vai nedēļās. Tomēr, ja jūs neesat ļoti organizēts, tad aptuvena ideja par to, ko jūs darāt, un aptuvenais laika posms ietekmēs jūsu produktivitāti, jo laika grafiku neesamība grafikā atņems jums steidzamības sajūtu. Neiziesieties no dziesmas palīdzēsiet sadalīt projektu subtaskiem un plānot risinājumus katram no tiem kalendārā.

8. Neaizmirstiet nodrošināt pārtraukumus starp gadījumiem.

Plānošanas galvenais šķērslis -reālisma trūkums. Plānošana lēmumu problēmas bez traucējošos vai pārtraukumus nepieciešami, lai pārslēgtos uz nākamo gadījumā jūs riskējat zaudēt fokusu, izcelties grafiku un saskarties ar laiku panākt. Laika gaitā jūs sākat domāt, ka plānošana nedarbojas, un jūs atsakāties no idejas par produktivitātes nodrošināšanu. Ja jūs pārdomāt atpūsties, pusdienlaiks, laika uz ceļa un traucējošos, jums reālu priekšstatu par to, ko jūs darīt, un to, kas tiks iztērēti savu laiku, un līdz ar to var efektīvāk plānot savu dienu.

9. Plānojiet sarunu un gaidāmo sanāksmju sagatavošanas laiku.

Jums ir jābūt novēlotai sanāksmeipateicoties faktam, ka jūs neesat nodrošinājis pietiekami daudz laika ceļam un sakabes izskaitei. Plānojot sagatavošanās laiku savā kalendārā, jūs atbrīvosities no stresa, ja jums vienkārši vajag saprast maršrutu vai uzzināt tālruņa numuru tieši pirms došanās prom, kad jums ir nepieciešams piezvanīt klientam. Plānot brauciena laiku, noskaidrojiet precīzu transporta grafiku un dodiet iespēju pa ceļam pārtvert kafijas tasi.

10. Iestatiet laiku neparedzētu uzdevumu un apstākļu laikā.

Cik bieži jūsu lietas kļūst nepareizi? Katru dienu, reizi nedēļā? Norādiet grafikā neparedzētu apstākļu laiku un, ja tie neparādās, jūs vienmēr varat to izmantot, lai veiktu citus darbus. Analizējiet, cik daudz laika dienas laikā notiek neplānotiem zvaniem vai pārtraukumiem, un plānojiet to savā grafikā. Visticamāk vispirms jūs pārspīlēsiet vai nepietiekami novērtēsiet nepieciešamo laiku, bet ar pieredzi palielināsies jūsu aplēses precizitāte.

11. Izstrādāt plānošanas ieradumu.

Tiklīdz jums ir jauns uzdevums, nekavējotiesIevietojiet to arī savā grafikā. Ja kāda iemesla dēļ tas nav iespējams, ņemiet vērā notepad, viedtālrunī, planšetdatorā vai jebkurā citā ierīcē, kuru izmantojat. Uzdevuma tūlītēja ievadīšana grafikā, pirmkārt, novērš vajadzību atcerēties, kas jums jādara, un, otrkārt, izslēdz iespēju, ka tā paliks neatrisināta.

Ja jums ir regulāri jāuzraugapieprasa vai organizē sapulces, nodrošina viņiem nedēļas kalendāra laiku un pēc tam vienkārši pievieno vienumus uz norādīto intervālu. Piemēram, elektroniskā kalendārā programmā Outlook jūs varat ievietot šos vienumus piezīmju sadaļā. Papīra dienasgrāmatā, kur nav vietas visiem priekšmetiem, tos var veidot kā atsevišķu sarakstu, kas piesaistīts noteiktā laika periodā.

12. Izmantojiet tikai vienu kalendāru darba plānošanai un visiem citiem jautājumiem.

Kad runa ir par jūsu dzīvi, starp darbu unatpūtai nevajadzētu sadalīt. Šīs dzīves jomas atspoguļo to, kā jūs pārvaldāt savu laiku. Izmantojot divus kalendārus, jūs izkliedējat uzmanību un apgrūtina laika kontrolēšanu.

13. Izmantojiet šūnas metodi.

Tās princips ir sadalītdienu vairākiem lieliem laika intervāliem. Maksimālo efektivitāti nodrošina segmenti, kas nav mazāki par pusotru stundu. Šādu šūnu skaits var būt no trīs līdz sešiem. Vienkāršākā ir diena, kas sastāv no trim šūnām, kas atbilst rīta, pēcpusdienas un vakara periodiem.

Laika intervāli ir nekas vairāk kā sasniegumu bloki vai laiks, kad jūs iesaistīsit vissvarīgākajos jautājumos.

Viena šūna nepieder pie tā, ka tā irtikai viens darba uzdevums. Jūs varat ieplānot šajā periodā jebkuru gadījumu skaitu. Piemēram, ja jūsu rīta šūnas lielums ir trīs stundas, tajā varat ieplānot četrus 15 minūšu un divu stundu uzdevumus. Apvienojiet vairākus mazus uzdevumus 30 minūšu blokos vai, vēl labāk, ievietojiet tos stundu šūnās.

Jūties aizņemts, ka mēs to darāmnelieli uzdevumi un lieli bloki veicina pārdomātu plānu veidošanos un rada iespaidu, ka mēs esam sasnieguši savu mērķi. Centieties neaizpildīt šūnas ar parastiem vai neproduktīviem uzdevumiem. Ja jums ir nepieciešams daudz laika administratīviem jautājumiem, izveidojiet tiem atsevišķu šūnu. Jums jābūt produktīvam, nevis aizņemtam. Un neaizmirsti apkopot katra intervāla beigas.

Šūnu strukturēšana palīdzēs jums visefektīvāk izmantot laiku, kas piešķirts plānotajiem gadījumiem. Šūnā jums vajadzētu darīt kaut ko, kas jums patiešām ir svarīgs.

• 
  šūnu vai vakarā atpūtai;


• 
  šūnu vai datumu;


• 
  šūna vai vakars, kas veltīts personīgai izaugsmei vai mācībām;


• 
  šūna vai vakars, kas veltīts bērniem un ģimenei;


• 
  saziņas šūna;


• 
  šūna darba kavēšanai;


• 
  šūna, lai dotos uz kino;


• 
  šūna apmācībai.

14. Izmantojiet savu brīvo laiku gudri.

Aplūkojot šūnas, jūs uzzināsit parcik tev ir brīvais laiks. Katrs no pieciem darba pusēm sniedz jums no trim līdz sešām stundām brīvā laika. Šis 15-30 stundas nedēļā. Jūs varat tērēt to uz jebko: atpūsties, socialize ar ģimeni un bērniem, ir vakariņas restorānā, iet uz kino. Ja mēs pievienojam to nedēļas nogalē (tas ir trīsdesmit sešas stundas, un papildus sešas - divpadsmit šūnas), tad jūs saņemsiet no piecdesmit līdz septiņdesmit sešas stundas brīvā laika nedēļā! Šis ir jūsu laiks, daudziem projektiem - piemēram, valodu apguvi, rakstot grāmatas, utt ...

Izmantojiet šos padomus, un jūs varēsit to izdarītievērojami uzlabot viņu produktivitāti, saglabāt mieru, vieglāk kontrolēt savu dzīvi un iegūt vairāk brīva laika sev un saviem mīļajiem!